Forma pisemna przy podpisywaniu umowy o pracę i aneksów do niej
Zgodnie z art. 29 k.p.umowa o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli
umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej,
pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza
pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz
jej warunków.
Coraz bardziej popularna teraz forma
dokumentowa (np. podpis przez DocuSign).10 lipca 2015 r. uchwalona
została nowelizacja Kodeksu cywilnego, której przedmiotem jest m.in.
ustanowienie nowej formy szczególnej dokonywania czynności prawnych –
formy dokumentowej. Instytucja ta ma w założeniu przyczynić się do
usprawnienia dokonywania czynności prawnych, a jej wprowadzenie stanowi
odpowiedź na potrzeby praktyki. Nie jest ona jednak równoważna formie
pisemnej i elektronicznej, gdyż nie zawiera podpisu ręcznego lub
elektronicznego. Niemniej może ona być stosowana wtedy, gdy w Kodeksie
pracy nie wprowadzono wymogu formy pisemnej (lub ewentualnie innej) dla
danej czynności prawnej, czyli że czynność ta może być dokonana w formie
dowolnej. Wprowadzenie formy dokumentowej sankcjonuje prawnie
powszechnie stosowane składanie oświadczeń przez strony stosunku pracy
przy pomocy elektronicznych środków komunikacji bez używania
bezpiecznego podpisu elektronicznego, wymagane jest jedynie zachowanie
możliwości ustalenia osoby składającej oświadczenie. Przy zachowaniu
tego wymagania, także niepodpisane oświadczenie umieszczone na papierze
oznacza złożenie go w formie dokumentowej. Przed wprowadzeniem formy
dokumentowej takie oświadczenia były kwalifikowane jako złożone w formie
dowolnej.
W
przypadku niezachowania formy pisemnej umowy o pracę nie mają
zastosowania przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące skutków niezachowania
formy pisemnej, ponieważ sprawa ta jest uregulowana przez przepisy prawa
pracy. Niezachowanie formy pisemnej nie powoduje nieważności umowy o
pracę. Brak odpowiedniej formy nie rodzi też negatywnych skutków
procesowych, forma ta bowiem nie jest zastrzeżona dla celów dowodowych. Niezachowanie
formy nie zostało zastrzeżone dla celów dowodowych, wobec czego nie
ogranicza stron (pracodawcy i pracownika) w możliwości przeprowadzenia
dowodu ze świadków oraz z przesłuchania stron na fakt zawarcia umowy. Artykuł
473 k.p.c. w sposób wyraźny wykluczył stosowanie przepisów
ograniczających dopuszczalność dowodu ze świadków oraz z przesłuchania
stron w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.
Przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące skutków niezachowania formy
pisemnej umowy o pracę, nie mają zastosowania gdyż sprawa ta jest
uregulowana za pomocą ustalenia, że jeżeli umowa o pracę nie została
zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem
pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do
stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Umowa o pracę zawarta w
formie ustnej lub dokumentowej jest więc skuteczna, a jedynie na
pracodawcy ciąży obowiązek jak powyżej. Z
kolei jego niedopełnienie powoduje, że zastosowanie będzie miał art.
281 pkt 2 k.p. zgodnie z którym niepotwierdzenie na piśmie zawartej z
pracownikiem umowy o pracę stanowi wykroczenie przeciwko prawom
pracownika, zagrożone karą grzywny.
Wydaje
się więc, że najwygodniej, mimo wszystko, jest podpisywać umowy o
pracę w formie pisemnej, unikając wystawiania się na nałożenie kary w
trakcie kontroli, zamiast podpisywać w DocuSign, a potem i tak na piśmie
potwierdzać.
Co z aneksami? - podpisywanie w formie DocuSign (forma dokumentowa) aneksów do umów o pracę
Art. 29 ust. 4 stanowi, że zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.
Standardowo więc przepis nakazuje też, aby każda zmiana umowy, także korzystna i która dochodzi do skutku na mocy porozumienia stron - była dokonywana w formie pisemnej. Sądzę, że zawarcie porozumienia zmieniającego warunki umowy - jeżeli nie zostało dokonane w formie pisemnej, wymaga niezwłocznego potwierdzenia na piśmie (art. 29 § 4). Co prawda brak formy pisemnej nie skutkuje nieważnością czynności prawnej, jednak może zostać potraktowany jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. (Gersdorf Małgorzata, Raczkowski Michał, Rączka Krzysztof, Kodeks pracy. Komentarz, wyd. III, Opublikowano: LexisNexis 2014).
Zgodnie
z poglądami doktryny, zachowanie pisemnej formy jest konieczne – z mocy
art. 76 k.c. w zw. z art. 300 k.p. – do skuteczności zmiany lub
uzupełnienia umowy o pracę, jeżeli strony w umowie tej zastrzegły, że
jej zmiana lub uzupełnienie mogą nastąpić tylko na piśmie (wyrok SN z
5.09.1997 r., I PKN 250/97). Z taką sytuacją mamy do czynienia na chwilę
obecną u wielu pracodawców. Rozwiązaniem jej byłoby zawarcie więc
aneksu w formie w formie pisemnej do każdej umowy i wprowadzenie zmiany
co do dopuszczalności formy przyszłych zmian w umowie na formę
dokumentową. Jeśli byśmy tego nie zrobili i zostawili tak jak jest to
teraz, to wszelkie zmiany wprowadzone w inny sposób niż w formie
pisemnej byłyby poczytywane za nieważne – mielibyśmy tu więc ryzyko
zarzutów ze strony PIP i od samych pracowników.
Wskazuję jednak, że zgodnie z wyrokiem SN z dnia 27 lipca 2011 r., II PK 29/11, LEX nr 1044009, przewidziana
w art. 29 § 4 k.p. forma pisemna dla zmiany warunków umowy o pracę nie
ma innego rygoru poza dowodowym, jeśli sami sobie takiego w treści umowy
nie ustalimy. Gdyby same strony takiego zastrzeżenia co do
nieważności nie wprowadziły, to niezachowanie tej formy nie powoduje
bezskuteczności (nieważności) dokonanej zmiany, nie budzi także
wątpliwości, że porozumienie stron stosunku pracy w zakresie zmiany
warunków umowy o pracę co do wynagrodzenia może zostać zawarte także
poprzez czynności konkludentne. Wchodzi więc tu w rachubę wtedy jak
najbardziej forma dokumentowa DocuSign.
Jeśli
jednak dojdzie do sytuacji, że pracownika będzie czekać degradacja, z
którą związane będzie na przykład obniżenie wynagrodzenia, wówczas
koniecznym stanie się wręczenie wypowiedzenia zmieniającego. Zgodnie
z art. 42 k.p. wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za
dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki.
Komentarze
Prześlij komentarz