Forma pisemna przy podpisywaniu umowy o pracę i aneksów do niej

Zgodnie z art. 29 k.p.umowa o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Coraz bardziej popularna teraz forma dokumentowa (np. podpis przez DocuSign).10 lipca 2015 r. uchwalona została nowelizacja Kodeksu cywilnego, której przedmiotem jest m.in. ustanowienie nowej formy szczególnej dokonywania czynności prawnych – formy dokumentowej. Instytucja ta ma w założeniu przyczynić się do usprawnienia dokonywania czynności prawnych, a jej wprowadzenie stanowi odpowiedź na potrzeby praktyki. Nie jest ona jednak równoważna formie pisemnej i elektronicznej, gdyż nie zawiera podpisu ręcznego lub elektronicznego. Niemniej może ona być stosowana wtedy, gdy w Kodeksie pracy nie wprowadzono wymogu formy pisemnej (lub ewentualnie innej) dla danej czynności prawnej, czyli że czynność ta może być dokonana w formie dowolnej. Wprowadzenie formy dokumentowej sankcjonuje prawnie powszechnie stosowane składanie oświadczeń przez strony stosunku pracy przy pomocy elektronicznych środków komunikacji bez używania bezpiecznego podpisu elektronicznego, wymagane jest jedynie zachowanie możliwości ustalenia osoby składającej oświadczenie. Przy zachowaniu tego wymagania, także niepodpisane oświadczenie umieszczone na papierze oznacza złożenie go w formie dokumentowej. Przed wprowadzeniem formy dokumentowej takie oświadczenia były kwalifikowane jako złożone w formie dowolnej.

W przypadku niezachowania formy pisemnej umowy o pracę nie mają zastosowania przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące skutków niezachowania formy pisemnej, ponieważ sprawa ta jest uregulowana przez przepisy prawa pracy. Niezachowanie formy pisemnej nie powoduje nieważności umowy o pracę. Brak odpowiedniej formy nie rodzi też negatywnych skutków procesowych, forma ta bowiem nie jest zastrzeżona dla celów dowodowych. Niezachowanie formy nie zostało zastrzeżone dla celów dowodowych, wobec czego nie ogranicza stron (pracodawcy i pracownika) w możliwości przeprowadzenia dowodu ze świadków oraz z przesłuchania stron na fakt zawarcia umowy. Artykuł 473 k.p.c. w sposób wyraźny wykluczył stosowanie przepisów ograniczających dopuszczalność dowodu ze świadków oraz z przesłuchania stron w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące skutków niezachowania formy pisemnej umowy o pracę, nie mają zastosowania gdyż sprawa ta jest uregulowana za pomocą ustalenia, że jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Umowa o pracę zawarta w formie ustnej lub dokumentowej jest więc skuteczna, a jedynie na pracodawcy ciąży obowiązek jak powyżej. Z kolei jego niedopełnienie powoduje, że zastosowanie będzie miał art. 281 pkt 2 k.p. zgodnie z którym niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny.

Wydaje się więc, że najwygodniej, mimo wszystko, jest podpisywać umowy o pracę  w formie pisemnej, unikając wystawiania się na nałożenie kary w trakcie kontroli, zamiast podpisywać w DocuSign, a potem i tak na piśmie potwierdzać.

Co z aneksami? - podpisywanie w formie DocuSign (forma dokumentowa) aneksów do umów o pracę

Art. 29 ust. 4 stanowi, że zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.

Standardowo więc przepis nakazuje też, aby każda zmiana umowy, także korzystna i która dochodzi do skutku na mocy porozumienia stron - była dokonywana w formie pisemnej. Sądzę, że zawarcie porozumienia zmieniającego warunki umowy - jeżeli nie zostało dokonane w formie pisemnej, wymaga niezwłocznego potwierdzenia na piśmie (art. 29 § 4). Co prawda brak formy pisemnej nie skutkuje nieważnością czynności prawnej, jednak może zostać potraktowany jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. (Gersdorf Małgorzata, Raczkowski Michał, Rączka Krzysztof, Kodeks pracy. Komentarz, wyd. III, Opublikowano: LexisNexis 2014).

 

Zgodnie z poglądami doktryny, zachowanie pisemnej formy jest konieczne – z mocy art. 76 k.c. w zw. z art. 300 k.p. – do skuteczności zmiany lub uzupełnienia umowy o pracę, jeżeli strony w umowie tej zastrzegły, że jej zmiana lub uzupełnienie mogą nastąpić tylko na piśmie (wyrok SN z 5.09.1997 r., I PKN 250/97). Z taką sytuacją mamy do czynienia na chwilę obecną u wielu pracodawców. Rozwiązaniem jej byłoby zawarcie więc aneksu w formie w formie pisemnej do każdej umowy i wprowadzenie zmiany co do dopuszczalności formy przyszłych zmian w umowie na formę dokumentową. Jeśli byśmy tego nie zrobili i zostawili tak jak jest to teraz, to wszelkie zmiany wprowadzone w inny sposób niż w formie pisemnej byłyby poczytywane za nieważne – mielibyśmy tu więc ryzyko zarzutów ze strony PIP i od samych pracowników.

Wskazuję jednak, że zgodnie z wyrokiem SN z dnia 27 lipca 2011 r., II PK 29/11, LEX nr 1044009, przewidziana w art. 29 § 4 k.p. forma pisemna dla zmiany warunków umowy o pracę nie ma innego rygoru poza dowodowym, jeśli sami sobie takiego w treści umowy nie ustalimy. Gdyby same strony takiego zastrzeżenia co do nieważności nie wprowadziły, to niezachowanie tej formy nie powoduje bezskuteczności (nieważności) dokonanej zmiany, nie budzi także wątpliwości, że porozumienie stron stosunku pracy w zakresie zmiany warunków umowy o pracę co do wynagrodzenia może zostać zawarte także poprzez czynności konkludentne. Wchodzi więc tu w rachubę wtedy jak najbardziej forma dokumentowa DocuSign.

Jeśli jednak dojdzie do sytuacji, że pracownika będzie czekać degradacja, z którą związane będzie na przykład obniżenie wynagrodzenia, wówczas koniecznym stanie się wręczenie wypowiedzenia zmieniającego. Zgodnie z art. 42 k.p. wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki.

Do oświadczenia pracodawcy o wypowiedzeniu warunków pracy lub płacy stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę. Oznacza to, że każde wypowiedzenie warunków pracy lub płacy powinno być złożone – tak jak wypowiedzenie definitywne – na piśmie, z zachowaniem przepisów o okresach i terminach wypowiedzenia, oraz powinno zawierać pouczenie o przysługujących pracownikowi środkach prawnych od wypowiedzenia (niezależnie od pouczenia, że pracownik może do połowy okresu wypowiedzenia odmówić przyjęcia nowych warunków). Wypowiedzenie zmieniające jest zatem skuteczne dopiero wtedy, gdy jest dokonane w formie pisemnej (Gersdorf Małgorzata, Raczkowski Michał, Rączka Krzysztof, Kodeks pracy. Komentarz, wyd. III, Opublikowano: LexisNexis 2014)  Dlatego też tutaj musimy pozostać przy formie pisemnej, koniecznie.